Tra le caratteristiche più interessanti delle moderne piattaforme di gestione documentale, o Document Management Systems (DMS) ci sono le funzionalità avanzate di editing online dei documenti, l’integrazione con le suite di produttività aziendale (Microsoft Office, OpenOffice), e ancora indicizzazione e catalogazione, utilizzo di metadati complessi, versionamento.

Alfresco ECM

Alfresco ECM rappresenta una soluzione completa non solamente per la gestione documentale in azienda, ma anche per la gestione di contenuti web e di processi di approvazione (workflow). La gestione documentale di Alfresco offre alle aziende ed alla pubblica amministrazione tutti gli strumenti necessari per la creazione, la conversione, la gestione e la condivisione di documenti elettronici. Sviluppato seguendo standard industriali con licenza open source, il sistema fornisce tra l’altro un sofisticato meccanismo di versioning, la ricerca, la visualizzazione e la gestione delle relazioni e delle dipendenze, la tassonomia ed i metadati specifici per ogni applicazione.

Le caratteristiche principali della piattaforma sono:

• Gestione avanzata dei metadati
• Pieno controllo sui privilegi di accesso
• Versioning
• Trasformazioni di formato
• Indicizzazione e ricerca full text
• Blocco, check in e check out dei documenti
• Tassonomia e categorizzazione dei contenuti
• Ricerca avanzata con metadati combinati, locazione e ricerca multicategoria
• Cancellazione “soft” e supporto per il recupero dei documenti
• Creazione integrata anteprime immagini e documenti